Regras no e-mail, você segue?

Hoje no mundo tecnologicamente evoluído cada dia mais nos vemos com aparatos eletrônicos por todo canto: celular, Smart Phone, Laptop, Computadores, etc. E nesse mundo acaba ficando o dito pelo não dito, ou seria melhor, o escrito pelo não escrito?

Na alta temporada das novas tecnologias muitas pessoas ainda comentem erros primários de iniciantes. E olha que não são pessoas que começaram a usar o computador ontem não. Eu mesma já recebi (e confesso que às vezes enviei) alguns e-mail inconvenientemente fora das regras de educação virtual. Mas o que seria isso afinal?

Fácil! São formas corretas de escrever, responder ou encaminhar uma mensagem para alguém. Aí ouvi uma amiga perguntando: mas quem foi que inventou essas regras? Não tem um "inventor" oficial. Essas regras foram surgindo conforme a necessidade de uso de cada ferramenta. A maioria delas é oriunda da fática (e bombástica) época dos altos bate-papo via chats, icq, mIrcs, etc.

Cada coisa que ia aparecendo e se torna incomodo para a maioria foi sendo abolida e moderada de acordo com as necessidades, e algumas dessas regras perduram até hoje. Como por exemplo, a famosa escrita em CAIXA ALTA. Essa forma de escrever nos antigos chats era considerada um grito. Então quando alguém queria gritar com a outra escrevia com letras todas em maiúscula. Isso não quer dizer que não se possa usar, pode sim, mas deve moderar a quantidade e só usar em extrema necessidade.

Algumas dicas são boas para seguir, não só no envio de e-mail, como também em conversar via MSN, icq, twitter, blogs, etc. Preste atenção:

Quando for enviar um e-mail profissional evite os vícios do "internetês". O que seria isso? A forma "informal" de escrever ao bater papo com um amigo, por exemplo, no MSN. Não utilize palavras "informaticamente" abreviada, como: vc, tb, pq, oq, qdo, qto, etc. Deixe essas abreviaturas para o twitter, MSN, Skype, entre outros.


@ Quando for enviar um e-mail profissional evite os vícios do internetês. O que seria isso? A forma ‘informal’ de escrever ao bater papo com um amigo, por exemplo, no MSN. Não utilize palavras ‘informaticamente’ abreviada, como: vc, tb, pq, oq, qdo, qto, etc. Deixe essas abreviaturas para o twitter, MSN, Skype, entre outros.

@ Deixe de mimimi quando for escrever. Seja claro e objetivo. Descreve logo no assunto sobre o qual será seu conteúdo. Muitos programas de e-mail bloqueiam contas por conta de título suspeitos ou repetitivos. Pense bem no que irá dizer, releia antes de enviar, principalmente se for um e-mail de trabalho, envio de currículo ou informações oficiais. Use um dicionário ou até um corretor ortográfico. Quem lê agradece.

@ Seja direto e não enrole na hora de descrever seu assunto. Se o assunto for de trabalho e você tiver muita coisa a ser dita que necessitaria de muitos parágrafos para explicar, troque então o e-mail e vá para o telefone. Tentar ‘se explicar’ em milhões de caracteres muitas vezes acaba confundindo mais ainda aquele que recebe a mensagem. Seja direto!

@ Nunca escreva o seu texto inteiro em caixa alta. Isto é, evite usar sua ‘forminha’ de escrever com letras maiúsculas durante um e-mail formal. Use somente quando necessário. Isso também vale para palavras e trechos em negrito ou itálico. Ressalte somente o que for necessário. É chato e cansativo receber um e-mail dizendo: OIE, QUERO MUITO FALAR COM VC? ME RESPONDE LOGO! – Pense curto e pense claro!

@ Se você está enviando algum e-mail que necessita de resposta urgente, especifique isso ao longo do texto, dando destaque para essa informação. Ninguém é obrigado a saber que você precisa da resposta para ‘ontem’. Informa seus prazos para cada caso especifico: consulta com médico, resposta de chefia, entrega de relatórios, trabalhos da faculdade, etc. Deixe claro que você tem um tempo para concluir o seu trabalho e que para isso precisa que a outra pessoa respeite o seu tempo. Caso, seja você o solicitado a responder em algum prazo e não puder cumpri-lo, educadamente responda que não será possível responder dentro do prazo solicitado. Pergunte se pode estender a data, ou se outra pessoa poderia ajudar. Educação é bom e todo mundo gosta!

@ Agora para mim a coisa mais importante de todos: Nunca! Em hipótese alguma envie mensagens para um monte de gente com o endereço de e-mail dela em aberto. Isso é feio, chato e fora que é considerado spam. Além de tudo isso você ainda deixa espaço aberto para outros spammers ‘roubarem’ o e-mail de seu amigo ou conhecido e inclui-lo em listagens virais. Se for caso de e-mail de intranet, só responda com CC se for realmente necessário que todos daquela lista leiam e saibam que os outros estão cientes: como caso de memorando, ofícios, etc. Quando é um e-mail pessoal evite isso. Se quer mandar para um monte de gente ao mesmo tempo utilize o CCo (cópia oculta). Se coloque como próprio receptor no campo PARA e os seus amigos no CCo, assim todos receberão, mas ninguém saberá o e-mail de ninguém. Como falei antes: ser educado, também faz parte de ser internauta. É bom e todo mundo gosta!